Aujourd’hui, j’aimerais partager une pratique de gestion que nous avons développée chez New Relic. C’était l’une des meilleures choses que nous ayons faites en tant qu’organisation d’ingénierie. La pratique s’appelle « Mini-Ms ». Je pense que c’est une pratique aussi importante pour les managers que les revues de code le sont pour les ingénieurs.
Ce billet est le premier d’une série :
- Dans cet article, nous examinons comment fonctionnent les Mini-Ms et ce qu’elles sont.
- Ensuite, nous apprenons à mettre en œuvre Mini-Ms.
- Ensuite, nous discutons des variantes que vous pourriez envisager.
- Enfin, nous partageons une histoire de Mini-Ms, y compris d’où vient le nom.
Qu’est-ce qu’un Mini-M ?
Un Mini-M est un groupe de managers qui se réunissent toutes les semaines ou toutes les deux semaines. La réunion est une combinaison d’un groupe de soutien et d’une séance de travail. A chaque session, les managers partagent les défis auxquels ils sont confrontés. Les autres participants offrent un soutien et aident à résoudre les problèmes.
Pourquoi les Mini-Ms sont-elles efficaces ?
Quelle est la valeur de rencontrer d’autres managers et de parler de vos problèmes ? Il peut sembler que cela ne vaut pas le temps. Pourtant, de nombreux managers ont affirmé que les Mini-Ms les avaient aidés à grandir plus qu’autre chose.
Mini-Ms vous aide à développer des compétences
Il y a plusieurs raisons à cela. Elaine May décrit trois raisons :
- « Apprendre à gérer est très différent des autres types d’apprentissage (comme l’ingénierie, par exemple). En gestion, les concepts sont simples et l’exécution n’est pas. J’ai vu ce voyage jusqu’à de nombreux gestionnaires d’ingénierie qui lisent un livre ou assistent à un cours et trouvent les concepts triviaux et donc faciles ou pas très importants. La gestion de l’apprentissage est plus un apprentissage qu’une poursuite intellectuelle. »
- « Dans un Mini-M, vous avez beaucoup d’autres personnes à qui apprendre. Si vous n’apprenez que d’un coach, d’un manager ou d’un mentor, leur approche ne vous conviendra peut-être pas très bien, mais dans un Mini-M, vous obtenez de multiples perspectives.
- L’enseignement clarifie votre pensée. Lorsque vous partagez vos expériences et vos idées avec d’autres managers, vous êtes obligé d’articuler votre propre pratique et de la considérer de manière critique.
J’ai quelques explications supplémentaires :
- Les compétences sont inégalement réparties. Vous pourriez être doué pour diriger des réunions. Je suis peut-être bon en 1-1. Un autre participant pourrait être un chef de projet efficace. Lors d’un Mini-M, nous partageons tous nos expériences les uns avec les autres. Imaginez devoir remplir ces compétences d’une autre manière. Vous devrez étudier chacun de ces sujets ou apprendre chacun d’eux à la dure. Ce serait beaucoup plus lent ! La diversité du groupe permet au groupe de se développer plus rapidement.
- Les Mini-Ms vous rencontrent là où sont vos compétences. La plupart des méthodes d’apprentissage alternatives impliquent des hypothèses sur vos compétences actuelles. Par exemple, un cours de gestion essaie de vous enseigner un certain ensemble de concepts ou de pratiques. Mais les Mini-M vous permettent d’étendre vos compétences où qu’elles se trouvent. Si j’ai du mal à organiser une réunion particulière, je peux immédiatement ajouter un peu à mes compétences au cours d’une seule session Mini-M.
Cela fait de l’équipe M une combinaison d’un groupe de soutien et d’une session de formation pour votre équipe de direction.
Les Mini-Ms sont une source de soutien précieux
La gestion est un métier difficile. En tant que créatures hiérarchiques, être « plus haut » dans la hiérarchie vous sépare des membres de votre équipe. Et les autres managers sont souvent occupés et indisponibles.
Étant donné que les Mini-Ms étaient largement calquées sur les groupes de soutien, votre groupe peut faire partie de votre réseau de soutien. Même en dehors des réunions, vous pouvez vous tourner vers vos collègues managers pour obtenir de l’aide.
Avoir un Mini-M m’a aidé à construire une carte mentale des compétences des managers qui m’entourent. Cela a été utile parce que j’ai commencé à comprendre les compétences dont j’avais besoin pour développer. Lorsque j’ai rencontré des problèmes pour gérer des projets, j’ai eu l’impression que je pouvais aller voir la personne que je connaissais bien et demander de l’aide. Et parce que nous avions une relation avec notre Mini-M, ils étaient plus susceptibles de vouloir aider.
De plus, de nombreuses entreprises sont distribuées de nos jours. Cela peut réduire les interactions accidentelles avec les pairs et contribuer à l’isolement. Les Mini-Ms peuvent être une source de connexion avec d’autres managers.
Les Mini-Ms aident à retenir et à attirer les managers
Parce que les managers se sentent mieux soutenus par leurs pairs, ils sont plus susceptibles de rester dans l’entreprise ou de rester dans la direction. J’avais anticipé cet avantage.
Ce qui m’a surpris, c’est que des personnes extérieures à l’entreprise semblaient continuer à entendre parler de ces groupes Mini-M. Et ils en parlaient pendant les entretiens et mentionnaient que c’était la raison pour laquelle ils avaient postulé en premier lieu !
Pourquoi étaient-ils si attirés par les Mini-Ms ?
- Ils ont démontré que nous prenions la gestion au sérieux en tant que rôle.
- Ils ont montré que nous apprécions le développement de nos collaborateurs, ce qui était un signal que leur travail de manager serait meilleur ici.
- Ils ont montré que nous avons expérimenté nos pratiques organisationnelles et que nous serions ravis d’innover davantage.
Les Mini-Ms aident à bâtir une culture de gestion
Avec un groupe de soutien, l’autre source d’inspiration pour les Mini-Ms était un complot. L’idée était de réunir quelques managers, de se plaindre des problèmes de l’organisation et de trouver des solutions. Les mini-Ms sont naturellement devenues le graphe le long duquel de nombreuses pratiques de gestion se sont propagées dans l’organisation.
Dans les cinq dysfonctionnements d’une équipe, Lencioni parle de l’importance pour les managers de voir leur « première équipe » comme l’équipe de direction. Les Mini-Ms ont permis de développer une communauté de managers tous soucieux d’améliorer leurs compétences et leurs équipes. Beaucoup d’entre nous se sentaient habilités à résoudre les problèmes que nous voyions dans l’organisation qui nous entourait.
Comment fonctionne un Mini-M ?
Il y a eu beaucoup de variations dans la façon dont les Mini-Ms ont couru au fil des ans. Ce qui suit est une bonne façon de démarrer Mini-Ms.
L’Organisateur des Mini-Ms attribue à chaque manager un Mini-M. Chaque Mini-M a cinq à huit managers. L’Organisateur fixe l’attente de la présence des managers.
Chaque groupe a un animateur. Ils planifient et animent les réunions. Ils commencent généralement par un format de réunion standard. Voici un exemple de format :
- Chaque personne apporte un sujet : quelque chose qui a été difficile la semaine dernière, ou quelque chose auquel elle est confrontée maintenant.
- Lors d’une réunion en personne, le facilitateur faisait le tour et demandait à chacun ses sujets et les mettait sur un tableau blanc. Dans un environnement distribué, tous les participants ajouteraient leurs sujets en même temps à un document partagé.
- Chacun obtient trois voix. Ils les ont mis sur les sujets dont ils aimeraient discuter.
- Le groupe passe en revue les sujets et en discute à tour de rôle, classés par les sujets qui ont le plus de votes.
- L’animateur vérifie toutes les cinq minutes si le groupe a terminé avec le sujet en cours ou s’il souhaite poursuivre la discussion.
Ceci est basé sur le format de réunion Lean Coffee.
L’animateur définit l’attente que les réunions sont des lieux sûrs. Les participants discutent de sujets sensibles et il y a une attente de confidentialité. Par exemple, un gestionnaire peut parler des défis qu’il rencontrait avec leur directeur.
Quand utiliser Mini-Ms
Vous devez concevoir votre Mini-Ms en fonction des particularités de votre entreprise. La taille et la culture d’entreprise sont particulièrement importantes.
Une condition préalable au succès est que l’environnement soit favorable. Si les dirigeants valorisent l’apprentissage et la croissance, ils sont plus susceptibles de soutenir correctement les Mini-Ms. Une culture compétitive peut ne pas convenir.
Je recommande Mini-Ms aux entreprises adaptées au marché des produits. Au début de la croissance d’une entreprise, l’adéquation produit-marché est le facteur le plus important du succès d’une entreprise. Une fois que vous avez trouvé une bonne adéquation avec le marché, l’efficacité organisationnelle prend de l’importance pour devenir l’un des facteurs les plus critiques de votre réussite. À ce stade, les M-Teams commencent à contribuer plus directement au succès de l’entreprise. Bien que vous puissiez jeter les bases des M-Teams plus tôt, je ne les recommanderais pas dans la plupart des entreprises en démarrage.
Vous pouvez utiliser Mini-Ms à l’échelle mondiale, dans une organisation ou au sein d’un groupe plus restreint. Vous pouvez même mettre en place un Mini-M de manière informelle, avec un petit groupe de managers. Si vous commencez de manière informelle, assurez-vous de lire la section Historique pour voir comment ils ont évolué chez New Relic.
Comment implémenter les Mini-Ms ?
Nous y reviendrons dans notre prochain article.
Merci
Peu de choses ont été écrites sur les Mini-Ms, mais il y a actuellement un article sur le blog de New Relic et un autre qui a mystérieusement disparu.
Darin Swanson est l’auteur d’un contenu qui a inspiré une grande partie de cet article. Lui et moi avons travaillé ensemble pour aider d’autres entreprises à mettre en œuvre les Mini-Ms, alors contactez-moi si vous souhaitez obtenir de l’aide. Il a également fourni des commentaires et des suggestions sur les ébauches de cet article. Il m’a encouragé à expliquer plus en détail le concept de la première équipe et à décrire pourquoi les entreprises pré-produites adaptées au marché peuvent ne pas être un bon match. Et il m’a suggéré de diviser le contenu en articles séparés.
Nic Benders était l’un des co-fondateurs de Mini-Ms. Il a passé en revue ce message, a fait part de ses commentaires, a contribué à la section historique et a décrit certains des objectifs de conception des Mini-Ms.
Elaine May a fourni des commentaires, dont certains étaient si bons que j’ai fini par la citer. Elle a eu la gentillesse d’offrir une conversation pour parler de ses expériences de mise en place ou de participation à des programmes similaires dans d’autres entreprises, et elle a parlé de ses expériences avec moi dans Mini-Ms de New Relic. Elaine m’a présenté les règles de Chatham House, que j’ai incorporées dans le message.
Bjorn Freeman-Benson était le grand-père du Mini-M. Il a partagé une grande partie de sa réflexion sur les principes qui sous-tendent le succès des Mini-Ms et ce qu’elles visaient. Il m’a conseillé de diviser ce message en sections et de faciliter l’accès à la section de mise en œuvre. Et partagé des commentaires généraux.
Merlyn Albery-Speyer m’a aidé à améliorer la section sur « quand utiliser Mini-Ms » en soulignant certaines conditions préalables au succès. Il a souligné que la structure est devenue moins importante après la création du Mini-M. Merlyn a souligné que nous avons essayé d’empêcher les gens d’être dans le même Mini-M que leurs managers, ou d’autres personnes relevant du même manager. Il a également partagé…