À l’ère numérique, le succès dépend de l’automatisation adéquate des processus métier. La numérisation et la standardisation des processus et des tâches répétitives réduisent les coûts d’exploitation de 90 %. Les entreprises qui veulent être pérennes doivent introduire des systèmes d’automatisation des processus et se positionner pour la croissance.
L’automatisation augmente l’efficacité, réduit les coûts et améliore la satisfaction des clients et des employés. Les entreprises qui se démarquent sont celles qui ont adopté l’automatisation et sont devenues plus agiles et rentables. Ils sont sans papier et ont très peu de processus manuels.
Les systèmes papier ajoutent un coût annuel de 80 $ par employé au budget de votre entreprise. L’automatisation des processus manuels sur papier permet à une organisation d’atteindre ses objectifs de transformation numérique. Mais ce n’est pas une bonne idée de s’appuyer sur une stratégie d’automatisation de processus unique.
Pourquoi parier sur une stratégie d’automatisation de processus unique est mauvais
Alors que la numérisation s’installe dans le monde entier, les entreprises de tous les secteurs automatisent les processus pour réduire les coûts, accélérer les opérations et obtenir de meilleurs résultats commerciaux. La portée et la portée des projets varient. Il existe des processus simples et linéaires qui nécessitent des solutions guidées par des assistants, et des processus critiques qui impliquent plusieurs unités fonctionnelles et nécessitent une technologie sophistiquée.
Malheureusement, certaines entreprises pensent que le succès qu’elles ont obtenu avec un projet d’automatisation particulier devrait devenir la norme dans toute l’entreprise, quelle que soit l’ampleur ou la complexité du processus impliqué.
L’approche tout-en-un de l’automatisation des processus ne fonctionne jamais. Ce qui est encore pire, c’est que les projets qui ont échoué consomment du temps, de l’argent, des opportunités et même des relations avec des partenaires et des clients clés, tout cela parce qu’ils doivent endurer de mauvaises expériences pendant l’exécution du projet.
Dans le monde en évolution rapide d’aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à une pression intense pour changer, automatiser, innover, optimiser et transformer le plus rapidement possible. Pour cette raison, certains chefs d’entreprise estiment qu’une seule solution d’automatisation suffit pour tous leurs projets de haute urgence. Mais c’est une voie sûre vers l’échec. Chaque solution d’automatisation doit être conçue dans un but précis en fonction d’objectifs prédéterminés.
Pourquoi l’automatisation des processus est l’avenir de la gestion d’entreprise
Les systèmes de gestion d’entreprise traditionnels sont souvent inefficaces et ne couvrent pas avec précision le vaste environnement commercial. Les conditions changeantes du marché ont forcé les entreprises à changer leur approche de gestion et à utiliser la technologie pour rester agiles dans un environnement commercial en constante évolution.
Les technologies d’hyper-automatisation et les processus opérationnels repensés peuvent aider les organisations à réduire leurs coûts opérationnels de 30 %. D’ici 2023, la plupart des organisations exécuteront 25 % des tâches de manière autonome. L’automatisation des processus numérise les flux de travail dans l’ensemble d’une organisation. Il offre également de multiples avantages tels que :
Productivité commerciale améliorée
L’automatisation des flux de travail réduit les coûts, le temps et les efforts. Plus de la moitié des employés pensent que l’automatisation des tâches répétitives peut leur faire gagner 240 heures par an. En effet, l’automatisation réduit l’erreur humaine, augmentant la vitesse de travail. 42 % des chefs d’entreprise conviennent également que l’automatisation peut augmenter la vitesse à laquelle les employés effectuent des tâches.
Un système de gestion des processus métier permet aux employés de se concentrer sur un travail à haute valeur ajoutée qui répond aux objectifs principaux d’une entreprise. Il rationalise les processus, permettant aux décideurs de voir les progrès de l’entreprise en temps réel.
Plus de précision
Lorsque les processus métier sont automatisés, les employés effectuent mieux leur travail et ne sont pas désorganisés. Les erreurs de gros doigts (erreurs causées par la saisie manuelle des données) sont éliminées car la technologie est utilisée pour collecter les données avec précision. Les résultats sont cohérents et de haute qualité, car chaque tâche est exécutée de la même manière. Et à mesure que la technologie progresse, les outils d’automatisation du flux de travail progresseront également, augmentant encore la précision.
Augmentation de la satisfaction et de la productivité des employés
La plupart des employés trouvent les tâches manuelles ennuyeuses et laborieuses. 78% des chefs d’entreprise pensent que l’automatisation peut libérer 60 heures par mois. Lorsque les employés ont plus de temps libre, ils peuvent travailler sur des tâches plus engageantes et à haute valeur ajoutée et sur des activités intellectuellement stimulantes. Cela augmente la motivation, la satisfaction et la productivité. Il réduit le chiffre d’affaires et concentre les ressources humaines et financières là où elles sont le plus nécessaires.
Meilleure gestion des données
Chaque entreprise gère une certaine forme de données. L’automatisation des processus facilite grandement l’extraction d’informations et simplifie le travail avec des données non structurées. Les textes, e-mails et contenus que de nombreuses entreprises traitent quotidiennement contiennent des informations importantes. L’automatisation aide les décideurs à mieux gérer les données pour une prise de décision rapide.
Étude de cas sur l’automatisation des processus métier : affiche
Poster, une entreprise ukrainienne de points de vente, a utilisé l’automatisation des processus métier pour transformer sa stratégie de gestion d’entreprise SaaS et son évolutivité. L’entreprise a rendu son processus de renouvellement d’abonnement plus efficace grâce à des logiciels d’automatisation de renouvellement d’abonnement et des intégrations d’applications.
L’automatisation du renouvellement des abonnements pour les clients a réduit la charge de travail de ses services de support client et de comptabilité, économisant ainsi 327 heures par mois à l’entreprise. Les anciens renouvellements d’abonnement manuel impliquaient 3 employés et prenaient environ 10 minutes. Les clients devaient attendre jusqu’à 24 heures pour que leurs comptes soient activés. Plus Poster recevait de clients, plus la charge de travail du personnel d’assistance et des comptables augmentait.
Désormais, 85 % de ses renouvellements d’abonnements aux sociétés à responsabilité limitée sont automatiques. En six mois, Poster a commencé à recevoir 4 fois moins de tickets clients par rapport aux renouvellements d’abonnement. L’automatisation du processus d’abonnement impliquait de connecter un logiciel de comptabilité, un CRM et un logiciel de surveillance des données d’enregistrement des entreprises.
La bonne façon de mettre en œuvre l’automatisation des processus métier
1. Analyser les processus commerciaux actuels
Définissez et décomposez les processus métier en étapes individuelles. Toutes les personnes impliquées doivent clairement comprendre le fonctionnement des processus. Décrivez comment votre organisation effectue chaque étape du processus et comment l’automatisation devrait la changer.
Définir, décrire et analyser clairement comment les processus actuels sont achevés et gérés est la première étape de l’amélioration des processus. Vous obtenez les informations que vous pouvez utiliser pour améliorer les opérations.
2. Définissez votre vision et vos objectifs
Comment voudriez-vous que votre organisation s’améliore après avoir adopté l’automatisation ? Cette question vous aide à identifier les lacunes que vous devez combler pour atteindre votre vision de l’automatisation. Comme pour toute nouvelle entreprise commerciale, vous devez définir des objectifs de performance spécifiques pour vous assurer de tirer le meilleur parti de votre temps et de votre argent. Définissez les critères que vous utiliserez pour mesurer le succès de l’automatisation.
3. Choisissez le bon outil d’automatisation
Un tiers des tâches dans 60% des emplois peuvent être automatisés. Mais choisir les bonnes tâches à automatiser n’est qu’un début, vous devez également sélectionner le bon logiciel de gestion des processus métier. Analysez les besoins de votre organisation grâce à la cartographie des processus et à la cartographie des chaînes de valeur. Cela vous aide à comprendre quelle technologie d’automatisation est la mieux adaptée à votre organisation.
Choisissez un outil d’automatisation qui correspond à vos besoins en termes de niveau de compétence, de tâches à automatiser, d’évolutivité et de types d’utilisateurs. Il doit s’intégrer facilement à vos outils existants et être facile à utiliser.
4. Ne précipitez pas le projet d’automatisation
Pour bien démarrer, commencez par les tâches et les processus faciles à automatiser : ceux qui nécessitent peu de créativité, de résolution de problèmes et d’élaboration de stratégies. Vous pouvez commencer par un petit projet pilote et, une fois celui-ci réussi, étendre ses éléments réussis pour reproduire les résultats positifs.
5. Effectuer des tests continus
Les outils d’automatisation des processus ne sont pas rigides ; ils changent comme le fait votre entreprise. La clé de l’évolutivité de l’automatisation réside dans la mesure de son succès. Cependant, il ne suffit pas de mesurer les améliorations de productivité : identifiez les opportunités d’affiner et d’améliorer vos initiatives d’automatisation. L’affinement régulier des processus automatisés et des objectifs d’automatisation vous aidera à améliorer en permanence l’efficacité et les résultats.
Dernières pensées
Les entreprises qui souhaitent profiter des avantages de l’automatisation des processus doivent aller au-delà de l’acquisition de nouveaux logiciels pour modifier leurs flux de travail. Votre organisation doit aligner les initiatives d’automatisation sur les buts et objectifs de l’entreprise. Il deviendra plus rentable, agile, offrira de meilleures expériences client et commercialisera les produits plus rapidement.